Secretaria General de Secretaría General

a)

Conducir los trámites y procedimientos académicos y administrativos de la UNHEVAL, los documentos, archivos y el registro de grados académicos y de títulos profesionales otorgados por la UNHEVAL. 

b)

Elaborar y transcribir las resoluciones de los órganos de gobierno para conocimiento de las unidades académicas y administrativas de la UNHEVAL y personas interesadas. 

c)

Organizar la agenda y redactar las actas del Consejo Universitario y Asamblea Universitaria. 

d)

Autenticar diplomas, Grados Académicos, Títulos Profesionales certificados de estudios y toda documentación oficial firmada por las autoridades competentes de la UNHEVAL. 

e)

Dar fe de la existencia de documentos no emitidos por la Universidad y que obran en los expedientes administrativos tramitados en la UNHEVAL.

f)

Custodiar el archivo general y del sello oficial de la Universidad. 

g)

Asistir a las sesiones de Asamblea Universitaria y Consejo Universitario.

h)

Custodiar las actas de los Consejos Universitarios y Asamblea Universitaria y garantizar la publicación de los acuerdos de dichos órganos.

i)

Autenticar los libros de actas de la Asamblea Universitaria, del Consejo Universitario, de los Consejos de Facultad y demás órganos institucionales. 

j)

Refrendar y certificar con su firma todos los documentos oficiales.

k)

Expedir copia certificada de las actas, cuando legalmente corresponda. 

l)

Participar en los actos solemnes de la Universidad y el cumplimiento del protocolo.

m)

Designar al Coordinador de Fedatarios Institucionales, cuando la UNHEVAL cuente con tres o más fedatarios. 

n)

Refrendar los títulos, grados, diplomas y certificados expedidos por la Universidad y autenticar sus copias.

o)

Organizar y conducir el proceso de recepción, registro, clasificación y distribución de las solicitudes de acceso a la información pública-ley de transparencia, reclamaciones, sugerencias y toda documentación que ingresa a la UNHEVAL; 

p)

Participar en la elaboración de normas y procedimientos de alguna complejidad relacionados con las funciones de la oficina;

q)

Informar semestralmente al Órgano de Control Institucional respecto al libro de reclamaciones, relacionados con los reclamos presentados a la UNHEVAL y el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto Supremo. Nº 042- 2011- PCM; 

r)

Poner al servicio de los usuarios el patrimonio documental de la Institución previa solicitud escrita, con excepción de los documentos cuya naturaleza es reservada por la seguridad Institucional;

s)

Supervisar los procesos de acopio, inventario, clasificación, catalogación y sistematización del patrimonio documental; 

t)

Coordinar, ejecutar y controlar la eliminación de documentos declarados innecesarios de los archivos integrales del Sistema; 

u)

Restaurar los archivos que contienen los documentos de valor permanente que se encuentren en mal estado, para su mejor conservación;

v)

Informar al comité evaluador de documentos la relación de los documentos seleccionados para su eliminación; 

w)

Monitorear y mantener actualizada la información que se publica en el Portal de Transparencia Estándar y en el Portal de Transparencia Universitaria, dentro de los plazos señalados por Ley y de acuerdo a la normativa de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

x)

Demás funciones que la asigne la Asamblea Universitaria, el Consejo Universitario o el Titular en el marco de su competencia o aquellas que le corresponde por norma expresa.